Fördermittelabruf-Dokumentation

Warum ist die förderkonforme Dokumentation beim Mittelabruf wichtig?

Die Dokumentation ist der zentrale Bestandteil jeder Förderprüfung. Ohne ordnungsgemäße und prüfbare Unterlagen kann ein Mittelabruf nicht bearbeitet werden oder wird wegen formaler Mängel verzögert oder abgelehnt.

Diese Seite erklärt, was förderkonforme Dokumentation bedeutet, welche Nachweise benötigt werden und wie Unternehmen diese effizient organisieren.

Weitere Informationen zur Budgettransparenz finden Sie in der Budgetverwaltung.
Für das Kategorisieren Ihrer Ausgaben empfehlen wir die Seite förderfähige Kosten.

Was heißt „förderkonform dokumentieren“?

Förderstellen erwarten, dass jede Ausgabe eines Projekts:

  • nachvollziehbar,
  • prüfbar,
  • vollständig,
  • dem Projekt eindeutig zuordenbar,
  • zeitlich korrekt
    ist.

Welche Dokumente werden typischerweise benötigt?

1. Rechnungen (formale Anforderungen)

  • vollständige Leistungsbeschreibung
  • eindeutiger Projektbezug
  • korrekte Rechnungsadresse
  • korrektes Leistungsdatum
  • förderfähige Kosten (→ Kostenmanagement)

2. Zahlungsnachweise

Überweisungsbeleg, Kontoauszug oder Zahlungsbestätigung. Ohne diese ist eine Rechnung nicht förderfähig.

3. Leistungs- und Tätigkeitsnachweise

  • Stundenzettel
  • Tätigkeitsberichte
  • Entwicklungsdokumentation
  • Jira- oder Ticketsystemauszüge

4. Verträge & Vereinbarungen

  • Werkverträge
  • Dienstleistungsverträge
  • Projektverträge
  • Lizenzvereinbarungen

5. Projektdokumentation

  • Zwischenberichte
  • Abschlussberichte
  • Kommunikationsnachweise
  • Projektpläne
  • Nachweis über erreichte Meilensteine

6. Kalkulationsgrundlagen

(z. B. Stundensätze im Projekt)

Häufige Fehler in Förderprojekten

  • Belege werden erst gesammelt, wenn der Abruf ansteht
  • Unterlagen liegen in verschiedenen Ordnern oder E-Mails verteilt
  • Zahlungsnachweise fehlen
  • Projektbezug ist unklar
  • Stundensätze wurden nicht genehmigt
  • Leistungen wurden falsch kategorisiert (→ Kostenmanagement)
  • Excel-Aufstellungen ohne Nachweise

Wie eine förderkonforme Ablagestruktur aussieht

Eine gute Struktur umfasst:

1. Ordnung nach Kostenkategorien

z. B. Personal, Investitionen, Dienstleistungen etc.

2. Chronologische Struktur

Monatsordner oder Projektphasen.

3. Vollständigkeit pro Ausgabe

Für jede Ausgabe sollten bereitliegen:

  1. Rechnung
  2. Zahlungsnachweis
  3. Leistungsnachweis
  4. Projektzuordnung

4. Digitale Durchsuchbarkeit

Dokumente sollten leicht auffindbar und eindeutig benannt sein.

Warum die Dokumentation so eng mit Budget & Abrufen zusammenhängt

  • Ohne Dokumentation → kein Abruf möglich
  • Ohne Budgetstruktur → Dokumente nicht klar zuzuordnen
  • Ohne Budget Soll-Ist-Betrachtung → Abweichungen nicht erklärbar

Weiterlesen:

Agonius unterstützt beim Mittelabruf durch die

Digitale Fördermittelabwicklung

Mit dem Agonius Tool für Fördermittelabwicklung steuern Sie:

  • Einzel- und Gesamtkosten exakt nach förderfähigen Kategorien
  • Mittelabrufe strukturiert nach Projektphasen und Zeitplänen
  • Projektbudgets inklusive Förderanteilen, Eigen- und Drittmitteln
  • Alle Maßnahmen im visuellen Zeitverlauf – mit Soll-/Ist-Vergleich, Fristen und Fortschrittsstatus

So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Förderprojekte und die Kontrolle über Budgetrahmen, Abrufzyklen und Fristen. Dadurch sparen Sie wertvolle Ressourcen für Ihr operatives Geschäft.

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